يصل متطلب ذكاء المستندات عادةً في سطر واحد يطلب بيانات منظمة، بينما يضم الأرشيف الذي وراءه نصوصًا عربية وأختامًا وخط يد وصورًا ملتقطة بزاوية مائلة.
وتذهب معظم الجهود الهندسية إلى سد الفجوة بين أول عينة يرسلها العميل والأرشيف الكامل الذي وراءها.
الخط العربي هو التحدي الأول
الخط العربي متصل. تتصل الحروف ببعضها، ويتغير شكل الحرف بحسب موقعه في بداية الكلمة أو وسطها أو نهايتها. وقد تظهر علامات التشكيل أو تغيب. ويسير النص من اليمين إلى اليسار بينما تسير الأرقام المضمنة فيه من اليسار إلى اليمين، فقد يغير السطر الواحد اتجاهه مرتين. ونموذج التعرف المضبوط على الحروف اللاتينية لا يتراجع أداؤه تدريجيًا مع العربية، وتبدو أخطاؤه كلمات معقولة.
والاستجابة المعتادة هي نموذج أكبر. وهذا يفيد، لكن العامل الأكبر في موضع آخر: في المستندات الحقيقية، تتحدد جودة التعرف بما حدث للصفحة قبل وصولها إلى مسار المعالجة.
حالة الصفحة تحدد جودة التعرف
المستند الذي طُبع ووُقّع وخُتم وحُفظ في ملف ثم استُخرج ونُسخ ثم صُوّر بهاتف تحت إضاءة الفلورسنت يحمل كل هذه الأحداث في وحدات الصورة. وأكثر المشكلات تكرارًا:
- ختم مطبوع فوق الحقل الذي تحتاجه، بلون اختير عادةً ليظهر على الورق لا على النص
- الميل، لأن الصفحات نادرًا ما تُصوّر مستقيمة، وتشوه المنظور من هاتف ممسوك بزاوية فوق المكتب
- ظل يغطي ثلث الصفحة، يلقيه الشخص الذي يلتقط الصورة
- تصحيح بخط اليد بجوار إجمالي مطبوع، والقيمة المعتمدة هي المكتوبة بخط اليد
- مستندان في صورة واحدة، التُقطا معًا لتوفير الوقت
والمعالجة المسبقة لهذه المشكلات ترفع الدقة أكثر مما يرفعها تغيير النموذج. فتقويم الميل وتصحيح الانحناء وموازنة الظلال وفصل قناة الختم هي الخطوات التي تصنع الفرق.
والتعرف على الحروف هو النصف الأسهل. أما المهمة الأكبر فهي أن تعرف أن رقمًا بعينه هو الإجمالي وليس بندًا، في تنسيق لم يره مسار المعالجة من قبل.
الاستخراج يعتمد على قواعد العمل بقدر ما يعتمد على تعلّم الآلة
بعد التعرف على الحروف، يبقى على مسار المعالجة أن يحدد معناها. ففي الفاتورة يجب أن يذهب الإجمالي والضريبة والتاريخ ومعرّف المورد والرقم المرجعي إلى حقول محددة، والتنسيق الذي يحملها يختلف من مورد إلى آخر ويتغير دون إشعار.
والنهج الناجح نهج محدد. يبدأ بعينة حقيقية تُقسم إلى عائلات من المستندات تكشف أيها يحمل الحجم الأكبر. فعدد قليل من التنسيقات ينتج دائمًا تقريبًا معظم الصفحات، والأفضل أن تبقى الأنواع النادرة خارج المرحلة الأولى من الأتمتة. ثم يُكتب الاستخراج لهذه العائلات مع قواعد العمل الخاصة بها، حتى يعرف مسار المعالجة متى يخطئ:
- يجب أن يطابق الإجمالي مجموع البنود
- يجب أن يقع التاريخ في نطاق معقول للدفعة
- يجب أن يطابق المعرّف صيغة معروفة، وأن يُطابَق مع سجل رئيسي حيثما أمكن
- يجب أن تتسق العملة ونسبة الضريبة مع سجل المورد
الحقل الذي لا يجتاز التحقق يعني أن النظام يعمل كما صُمّم. والمهم هو الوجهة التالية لهذا الحقل.
توجيه الحقول بحسب درجة الثقة هو جوهر التصميم
المراجعة البشرية جزء مما يجعل الجدوى الاقتصادية ممكنة. فمسار المعالجة الذي يمرر معظم المستندات تلقائيًا بدقة مقيسة لكل حقل، ويوجه الباقي إلى شاشة مراجعة مصممة للسرعة، يقدم قيمة أكبر من أتمتة كاملة برقم أعلى وأخطاء غير مراجعة في الحقول الفردية.
لذلك تُحدد عتبات الثقة لكل حقل لا لكل مستند، لأن خطأً بسيطًا في اسم المورد يمكن تداركه، أما الخطأ في الإجمالي فلا. وتعود التصحيحات التي تُجرى في المراجعة إشارةً للتدريب، فتتقلص قائمة المراجعة خلال الأشهر الأولى.
الدقة تُقاس لكل حقل، على مستندات العميل نفسه
رقم الدقة الإجمالي لمسار معالجة المستندات لا يقول الكثير، لأنه يجمع في متوسط واحد الحقول السهلة المطبوعة آليًا والحقول الصعبة المكتوبة بخط اليد أو المطبوع فوقها. لذلك تقيس ديترمايندز الدقة لكل حقل على مستندات العميل نفسه، وتجري القياس على عينة محجوزة يختارها العميل.
وللسبب نفسه، تسبق التجربة المدفوعة القصيرة العرض الكامل. فالتجربة على أصعب مستنداتك تعطيك رقمًا تثق به، ورؤية واضحة للعائلات التي تستحق الأتمتة وتلك التي يُفضل أن تبقى يدوية.
من أين تبدأ
إذا كانت مؤسستك تملك أكوامًا من الورق وفريقًا يعيد كتابتها، فالخطوة الأولى عينة ممثلة من المستندات الحقيقية تتضمن عمدًا أصعبها. وإحصاء ما تحتويه العينة يحسم معظم القرارات التالية، لأنها تعتمد على توزيع المستندات.
وتقدم ديترمايندز هذه الخطوة الأولى في صورة تجربة مدفوعة قصيرة، ونتائجها صالحة أيًا كانت الجهة التي تبني مسار المعالجة بعد ذلك.